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信息化项目绩效管理实战

发布时间:2020-02-02 21:01:12 阅读: 来源:板擦厂家

摘要:在项目管理中,通过科学地组合绩效管理体系的要素和项目管理的要点,把绩效管理理论应用于实际的项目管理过程,对于企业信息化项目的进度管理和项目目标的达成可以起到好的保证,

关键词:绩效

近年来,随着现代企业管理理念的发展,多种绩效管理体系纷繁呈现,诸如360度评价体系、KPI指标体系和平衡记分卡等。然而,分析各种理论体系在国内的发展与实践过程,我们不难发现,成果是有的,而其局限也同样不容忽视,常见的情况是: 绩效管理体系成文容易执行难,且效果达不到预想的要求。

● 难点1: 绩效评估的主观性强,难量化;

● 难点2: 员工所提交的绩效过程数据无法反映其工作成绩。

以上难点最终导致绩效管理体系的推行与员工的日常工作发生脱节,使得绩效管理体系流于形式。经过多年探索,笔者所在企业在企业信息化的实施项目中,推行了一套融绩效管理与项目管理于一身的绩效管理体系,较好地克服了以上难点。该体系通过科学地组合绩效管理体系的要素和项目管理的要点,把绩效管理理论应用于实际的项目管理过程,对于企业信息化项目的进度管理和项目目标的达成,均取得了良好的效果。在此把我们的实际经验拿出来与大家分享!

项目绩效管理框架分为四部分: 绩效目标的制定、绩效阶段划分及计划制定、阶段绩效总结和评估的提交、项目总体绩效目标总结。

● 绩效目标制定: 依据项目目标制定;

● 绩效阶段划分及计划制定: 绩效阶段划分是绩效计划制定的基础,通常依据项目规模以月或以周作为绩效管理的基本单位;

● 阶段绩效总结和评估: 在每个绩效阶段结束后提交绩效总结;

● 项目总体绩效目标总结: 每个绩效阶段的总结累积成项目总体绩效目标。

下面分别介绍每个步骤的具体内容。

第一步:绩效目标的制定

企业信息化项目的实施需要首先明确项目目标,而项目的目标也就是该项目组最终的绩效目标。众所周知,项目的目标无非就是围绕着三要素展开: 即质量(Quality)、成本(Cost)、交付时间(Delivery),对于某一个具体的项目而言,项目的QCD就是项目的绩效目标!

尽管从表面上看,确立绩效目标很简单,那就是企业管理者在明确的企业战略目标与任务的前提下,将需要项目经理、员工做什么、改进什么、朝哪个方向努力等要求归纳出来,归纳的结果就是工程项目绩效管理的目标。但是,需要注意,在归纳绩效管理指标时,应能体现该项目对企业总体目标的贡献。另外,特别需要说明的是,绩效目标一定是企业管理者、项目经理和下属员工共同制定的,人力资源部代替不了。也就是说,绩效管理目标的制定,必须多沟通,由上而下。只有这样,完成目标才能做到由下而上,相关责任部门、责任人才会有积极性。

第二步:以绩效阶段划分为基础提交绩效计划

为了保障最终绩效目标的达成,需要结合项目的实施过程先把最终目标分解成阶段绩效目标,然后再把阶段绩效目标分解成个人绩效目标,最后把最终绩效目标分解为固定时长的阶段绩效目标。原则上我们推荐以周为一个绩效考核阶段,由于阶段绩效目标的达成是最终项目目标达成的有利保障,因此,要做好绩效管理工作必须首先从阶段绩效目标的确定开始。

项目经理根据项目目标,通过召集项目工作会议,确定项目的阶段目标,以周为单位分割,则可确定项目组的周工作计划。周工作计划确定后,各项目组成员根据周工作计划的安排,制定自己的绩效计划。每人需要明确自己本周的具体工作,并明确自己所需执行的公共工作以及公共制度的执行。这样,一方面项目工作可以在每周落实到人; 另一方面,公共性的工作或者制度要求也可在每周落实到人。具体来说就是,每人的绩效计划包含工作计划和公共要求两部分。每周个人绩效计划中体现个人周绩效目标,将每周项目组各成员的个人绩效目标的累加,就成为项目组每周的绩效目标。

在项目实施过程中,可通过对实际周阶段绩效总结数据与周目标绩效进行比对来监控项目的完成情况,一旦发现周阶段绩效目标没有达成,则需进行原因分析并及时采取项目管理措施,尽早干预和调整。如通过加班、增加人手等多种办法调整项目实施过程中的偏差,以期将项目的风险消除在萌芽状态。

在个人的绩效计划中,除了说明本周自己要执行的具体工作外,还需要同时说明执行该任务的资源需求或其他工作条件,并同时明确执行该任务的验收准则。例如,张三在本周要实施一个压力测试,则工作任务是压力测试,验收准则是提交压力测试报告,所需资源是具备压力测试环境。一般而言,技术开发工作以提交代码并通过测试为验收准则,方案书写工作以技术方案文件通过项目组评审为验收准则,项目活动以该活动成功完成为验收准则,公共制度的遵守以项目组没有收到投诉为验收准则。在个人绩效计划中,本周有多项工作的,需要注明每项工作的权重,权重代表该项任务的工作量。

当项目组成员在每周一完成自己的绩效计划之后,提交给项目经理,如项目组分为多个小组,则每个组员提交自己的绩效计划给组长,组长提交自己的绩效计划给项目经理。 收到下属提交的绩效计划后,直接上级首先需要判断该成员的计划是否符合周计划,是否有遗漏或者理解上的偏差,是否需要给下属提供工作条件或者资源,一旦直接上级发现有不清晰之处,则直接上级需要找到该成员进行工作沟通以达成共识。当直接上级审批通过,则该成员的绩效计划开始生效,并存档。

在每周的周一,项目组所有人的绩效计划自下而上提交,并经项目经理同意存档,然后在每周的周五,进行下面将要谈及的绩效总结工作。

第三步:阶段绩效总结与评估

在每周的周五,按照绩效计划提交的同样过程,下属先对自己本周绩效计划的完成情况进行总结。对每项任务都需要明确标注是完成、部分完成、还是未完成,对于部分完成或者未完成的工作,需要说明原因和理由,并列出可能的补救措施和建议,如申请加班或申请直接上级列入下周的绩效计划。每个人根据绩效计划的完成情况,再根据任务权重,采用百分制给自己打分,提出自己本周的绩效考核成绩。

直接上司收到下属的绩效总结后,如果发现是未完成或者部分完成,则属异常,就需要找该成员了解详细原因,对于因客观原因造成未完成的,需要确定补救措施; 对于下属因工作能力而未能完成的,可以考虑调整该成员的岗位,或者补充其他人员协助完成。对于未完成的异常,直接上司需要规划在余后的几周内赶上,并在后续的绩效计划中进行落实。当直接上司对下属的工作总结进行分析之后,就可以确定该下属的本周工作绩效,根据其自评得分,给出一个直接上司确定的分数,并与该成员达成一致。

当全体项目组成员的绩效总结完成后,项目经理根据已经确定的成员的分数,列出本周项目组成员的分数汇总清单,向项目组公布本周分数排行榜,这种通过在项目实施过程中形成的实际分数,实现对项目组成员的过程绩效评估,具有客观性,是一种可实现量化考核的有效办法。

第四步:绩效总体总结和评估

当项目进行里程碑评审,或者项目完成时,项目经理根据各个成员每周的绩效分数,进行累加,形成该成员的绩效总分。同样,对小组成员的绩效总分的汇总就形成了该小组的绩效总分。这样,项目经理能够客观地评价多个小组、评价每个成员,实现了项目绩效的总体总结和评估。

每个绩效阶段成绩的累积就形成了项目总体绩效目标。不过,到此还不算大功告成,这一阶段还有一件重要的事情要做: 即根据阶段绩效成绩和绩效总分,从整体上总结绩效数据和过程中的经验,对项目进行宏观的分析,总结成功的经验及失败的教训,这样我们才有机会在下一次做得更好,所谓行百里者半九十也,最后一步,重中之重!(本文作者工作单位为福建龙岩卷烟厂计算机中心)

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